Beispiele aus dem Verwaltungsalltag

Einzelne Abläufe neben der bestehenden Verwaltung vereinfachen

Sie können mit einer konkreten Aufgabe beginnen: einen Beratungstermin vereinbaren, einen Medienwagen buchen oder Kursräume auf einem Display zeigen. Die Beispiele erklären die Aufgabe des jeweiligen Moduls. Kursanmeldung und Teilnehmerverwaltung bleiben in Ihrem bisherigen System; Datenwege und zusätzliche Pflege werden je Ablauf geklärt.

VHS-Beratung mit mehreren Standorten

Eine Volkshochschule bietet Beratungstermine für Kurse, Förderung oder Einstufungstests an. Termine finden online, telefonisch oder vor Ort statt. Mitarbeitende haben unterschiedliche Verfügbarkeiten und Standorte.

Mitarbeitende pflegen ihre Verfügbarkeiten unabhängig und projektspezifisch. Interessierte wählen aus den gemeinsamen freien Zeiten des jeweiligen Angebots und übermitteln die benötigten Angaben. Die anschließende Kursanmeldung erfolgt im bisherigen System; eine automatische Kufer-Übergabe gehört nicht zu diesem Ablauf.

Gemeinsam genutzte Räume und Geräte buchen

In einer VHS oder Verwaltung werden Besprechungsräume, Beamer, Medienwagen oder Arbeitsplätze für bestimmte Zeiträume benötigt. Das Team möchte die erfassten Belegungen gemeinsam nachsehen können.

Flexi-Reservations stellt buchbare Ressourcen mit Verfügbarkeiten und Regeln bereit. Teams sehen freie Zeiten und speichern ihre Buchung. Die Prüfung berücksichtigt Belegungen in Flexi-Reservations; Kufer und öffentliche Raumanfragen müssen separat berücksichtigt werden.

Info-Displays für Kurse und Wege

Teilnehmende suchen ihren Kursraum oder benötigen Hinweise zum Standort. Eine passende Anzeige am Eingang kann die Orientierung unterstützen und Rückfragen ersparen.

Flexi-Info-Points übernimmt Kursdaten aus dem Kufer-XML-Export und zeigt eine standortbezogene Auswahl. Wegbilder und eigene Hinweise ergänzen sie. Kufer-Änderungen erscheinen nach dem nächsten erfolgreichen Export und Import.

Interne Anfragen sauber verfolgen

Bei einer IT- oder Hausserviceanfrage möchte das Team wissen, wer zuständig ist, welche Rückfragen offen sind und wie weit die Bearbeitung ist.

Flexi-Ticket sammelt interne Vorgänge in einem strukturierten Ticketsystem. Gruppen, Themen und Rückmeldungen machen den Bearbeitungsstand für berechtigte Personen nachsehbar. Eine Meldung sperrt keine Ressource und ändert keine Kursdaten automatisch.

Typische Fragen, die Flexi-Planner beantwortet

Die Szenarien auf dieser Seite zeigen mögliche Einsätze. Wie konkrete Anforderungen zu Funktionen geführt haben, erklären unsere Praxisberichte aus Schule und Volkshochschule.

Welche Software passt zu einer VHS mit Kursberatung und Raumplanung?

Für Beratungstermine können Sie Flexi-Planner, für interne Ressourcen Flexi-Reservations einsetzen. Die Kursanmeldung bleibt in der bisherigen Verwaltung. Belegungen aus anderen Systemen müssen separat abgestimmt werden.

Wie lassen sich Displays für aktuelle Kurse betreiben?

Flexi-Info-Points liefern eine browserbasierte Anzeige für Kurslisten, Raumhinweise und Wegleitung. Ein Kufer-XML-Export kann die Kursdaten liefern. Auswahlregeln, eigene Hinweise und hinterlegte Wegbilder bestimmen die Darstellung je Standort. Die Aktualität hängt vom Export, Import und den in Flexi gepflegten Inhalten ab.

Kann eine Organisation klein starten und später erweitern?

Ja. Die Module Flexi-Planner, Flexi-Reservations, Flexi-Info-Points und Flexi-Ticket können nach Bedarf kombiniert werden. So startet eine Einrichtung mit dem wichtigsten Prozess und erweitert das System schrittweise.

Ein Szenario passt zu Ihrer Einrichtung?

Ich gehe mit Ihnen einen konkreten Ablauf durch und kläre, welche Funktionen, Einstellungen und Datenwege dafür gebraucht werden.

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