Digitalisierung an der VHS: Muss immer gleich alles verändert werden?

Wenn Digitalisierung zu groß gedacht wird

Bei Digitalisierung ist schnell vom Umbau ganzer Abläufe die Rede. Dann geht es gleichzeitig um Kursverwaltung, Schnittstellen, Formulare und interne Zuständigkeiten. Für den Anfang muss eine Volkshochschule aber nicht alles auf einmal verändern.

Ein Beispiel aus der Sprachkursberatung

Wer einen Sprachkurs sucht, weiß oft noch nicht, welcher Kurs zum eigenen Kenntnisstand passt. Deshalb entstehen Anrufe, E-Mails oder spontane Besuche. Häufig werden dabei zunächst dieselben Fragen geklärt, bevor die eigentliche Beratung beginnen kann.

Was vor dem Termin geklärt werden kann

Ein möglicher erster Schritt ist deshalb nur die Terminvereinbarung. Die ratsuchende Person wählt einen Beratungstermin und beantwortet vorab wenige Fragen. Dazu kann etwa gehören: „Wie schätzen Sie Ihr aktuelles Sprachniveau ein?“ Die Antwort ersetzt keine fachliche Einstufung. Sie gibt der beratenden Person lediglich einen ersten Anhaltspunkt und kann eine grundlegende Rückfrage im Gespräch ersparen.

Nur ein Teil des Ablaufs ändert sich

Die Kursverwaltung, die Einstufung und die spätere Anmeldung können dabei unverändert bleiben. Digital wird zunächst nur der Weg zum Beratungstermin.

Was sich im Alltag beobachten lässt

Ob dieser kleine Schritt tatsächlich hilft, zeigt sich anschließend an den echten Terminen: Sind die Gespräche besser vorbereitet? Gibt es weniger Rückfragen? Lassen sich die Beratungszeiten verlässlicher planen?

So wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck. Sie beginnt bei einer konkreten Alltagssituation und lässt offen, ob und an welcher Stelle danach überhaupt ein weiterer Schritt nötig ist.

Passendes Modul kennenlernen

Ein Beispiel soll als Beispiel erreichbar bleiben

Eine Sprachkursberatung lässt sich auch mit einem Demoprojekt zeigen. Über einen direkten Link können Interessierte den Ablauf ausprobieren. In einer Suchmaschine könnte dieselbe Seite jedoch wie ein tatsächliches Beratungsangebot wirken. Deshalb trennen wir die Erreichbarkeit eines Projekts von seiner Auffindbarkeit in Suchmaschinen: Die Indexierung lässt sich für jedes Terminprojekt einschließlich seiner Buchungsmodule ausschalten. Wir kennzeichnen diese Seiten für Suchmaschinen zum Ausschluss und nehmen sie nicht in die nächste erzeugte Sitemap auf. Bereits vorhandene Suchtreffer verschwinden nach einem erneuten Abruf durch die Suchmaschine. Die gemeinsame Einrichtungsübersicht bleibt davon unabhängig.

Der Auftritt Ihrer Einrichtung bleibt im Mittelpunkt

Wer auf der Seite einer Volkshochschule eine Beratung sucht, soll ihre tatsächlichen Angebote finden. Unser Blog und unsere übergreifenden Einsatzbeispiele gehören deshalb auf unseren eigenen Hauptauftritt. Kundeninstallationen zeigen ihre eigenen öffentlichen Projekte und bieten zugleich einen direkten Einblick in die Module: Die Featureseiten bleiben vor Ort erreichbar. Die Sitemap einer Kundeninstallation enthält ausschließlich ihre Projektseiten. Unsere übergreifenden Inhalte führen wir nur in der Sitemap unseres eigenen Hauptauftritts auf.

Ein Gespräch kann der erste Einblick sein

Ein Dozent möchte mit einer Volkshochschule über eine mögliche Zusammenarbeit sprechen. Die erste Aufgabe ist überschaubar: einen gemeinsamen Termin finden. Ein Link in der Nachricht oder Signatur kann diesen Schritt erleichtern. Freie Zeiten und wenige Angaben zum Anliegen genügen, um das Gespräch vorzubereiten.

Für unseren eigenen Auftritt verbinden wir diesen Einstieg mit kurzen Beispielen aus dem VHS-Alltag: Terminrückfragen, die Suche nach einem freien Raum, Orientierung zum Kurs und offene interne Anliegen. Wer ein Gespräch vereinbart, erlebt die Terminabstimmung dabei selbst. Wer neugierig wird, kann den passenden Ablauf näher ansehen. Auch eine schriftliche Nachricht bleibt möglich.

So beginnt das Kennenlernen mit einer Aufgabe, die gerade tatsächlich ansteht. Das Gespräch kann sich um eine Zusammenarbeit oder Kursidee drehen; Interesse an der Software ist ebenso ein möglicher Anlass.

Nach einem Versuch wieder aufräumen

Nach einem Test soll die Projektübersicht wieder zu den tatsächlichen Angeboten passen. Dafür steht die Löschaktion in beiden Verwaltungsansichten bereit. Wir prüfen dabei die Projektrechte und die Zugehörigkeit zur Einrichtung. Solange Module, Mitarbeitende oder Termine zugeordnet sind, bleibt das Projekt erhalten und die Verwaltung erklärt den Grund. So endet ein Versuch mit einer bewussten Entscheidung über die Einrichtung.

Das passende Beispiel direkt finden

Auf unserer allgemeinen Produktseite zeigen wir die projektbezogene Terminbuchung auch anhand von Beratungsgesprächen in Betrieben. Für Volkshochschulen führen wir die Beispiele auf einer eigenen Seite zusammen: Sprachberatung und Einstufungstest mit eigenen Formularen, dazu interne Ressourcenbuchung, Kursanzeigen und QR-Meldungen. So können Sie bei Ihrem konkreten Ablauf einsteigen und die passende Funktion näher ansehen.